HubSpot einführen – oder lieber nicht?
7 ehrliche Antworten aus der CRM-Praxis mit Ivan Jung

Der teuerste Fehler ist, HubSpot einzuführen und dann nur zum E-Mail-Versand zu nutzen. Das kommt öfter vor, als man denkt.

Man sammelt Daten – aber bereitet sie nicht auf. Die Daten arbeiten nicht für einen, sie liegen nur da. Und ohne saubere Prozesse dahinter bleibt HubSpot ein teures Postfach. Das eigentliche Potenzial – Automatisierung, Lead-Scoring, saubere Übergaben zwischen Marketing und Vertrieb – bleibt komplett ungenutzt. Man zahlt für eine Plattform und nutzt zehn Prozent davon.

HubSpot zeigt dir gerne, dass du mit der Plattform wachsen kannst – und lässt sich dann an genau diesem Wachstum beteiligen. Klingt fair, ist es auch, solange man aufpasst.

Teuer wird's an zwei Stellen: Wenn man freigiebig mit Lizenzen um sich wirft – jeder neue Kollege bekommt mal eben einen Sitz, ohne zu prüfen, ob er ihn wirklich braucht. Und wenn man zu schnell weitere Hubs dazubucht, weil ein Feature verlockend aussieht, ohne dass der vorhandene Hub überhaupt ausgereizt ist. Beides zusammen treibt die Rechnung deutlich schneller nach oben, als die meisten erwarten.

Das klappt in der Regel sehr gut. HubSpot bringt eine große Auswahl an Schnittstellen mit, für die meisten gängigen Tools findet sich eine fertige Integration.

Ein Punkt, den viele unterschätzen: die Sync-Zeiten. Die Daten laufen nicht in Echtzeit zwischen HubSpot und dem angebundenen Tool hin und her, sondern in Intervallen, die je nach Integration variieren. Wer darauf Prozesse aufbaut, die auf sofortige Aktualität angewiesen sind, sollte das vorher prüfen – sonst wundert man sich, warum ein Kontakt „noch nicht da" ist.

Eine feste Mitarbeiterzahl als Grenze zu nennen, wäre unseriös – aber als grobe Richtung: Ab etwa 20-30 Mitarbeitenden kann HubSpot passen, darunter wird es oft schwierig, die Investition zu rechtfertigen.

Auch die Branche spielt eine Rolle. Für SaaS-Unternehmen passt HubSpot sehr gut – das Geschäftsmodell und die Prozesse dahinter passen einfach zusammen. Für E-Commerce gibt es dagegen spezialisierte Systeme wie Klaviyo, die für diesen Anwendungsfall besser geeignet sind. Und bei sehr großen Unternehmen kommt oft eher Salesforce Pardot ins Spiel als HubSpot.

Ich habe keine Migrationsprojekte geleitet – meine Erfahrung liegt auf der HubSpot-Seite, wo ich Einführungen und Ausbau begleitet habe. Aus dieser Perspektive und dem, was ich am Markt sehe:

HubSpot spielt seine Stärke aus, wenn Marketing und Vertrieb wirklich auf derselben Datenbasis arbeiten sollen. Pipedrive ist für reine Vertriebsteams gebaut – sehr gutes Pipeline-Management, aber wenig bis keine Marketing-Automatisierung. Sobald Service und Marketing mit rein sollen, stößt es an Grenzen. Salesforce ist die Wahl für große, komplexe Organisationen mit eigener Admin-Mannschaft – für kleinere Teams meist zu viel und zu teuer in der Anpassung. Zoho ist oft die günstigste Gesamtlösung, besonders wenn man bereits andere Zoho-Produkte nutzt, wirkt in der Bedienung aber weniger aufgeräumt.

Kommt drauf an, wofür man sie nutzt. Für die Content-Erstellung fand ich Breeze, den von HubSpot eingebauten KI-Assistenten, bisher nicht so stark – da vertraue ich lieber auf andere LLMs, die ich mir individuell customisiere.

Wo es dagegen wirklich hilft: um schnell einen Workflow bauen zu lassen und danach anzupassen. Auch um sich bestimmte Reports zusammenstellen zu lassen, ist es schon sehr gut. Da spart die KI tatsächlich Zeit – nicht bei der Kreativarbeit, sondern beim Aufbau der Struktur dahinter.

Eine ganze Reihe von Dingen, die gerne übersprungen werden, weil man einfach loslegen will:

Wie sieht das Pipeline-Management aus, und wie läuft der Handshake zwischen Marketing und Sales? Wie ist der bestehende Techstack aufgebaut – sollen andere Tools ersetzt werden, eingebunden werden oder nebenher weiterlaufen? Wenn eingebunden, läuft das dann sauber per API? Und lassen sich Daten und Opt-ins überhaupt einfach migrieren, ohne dass dabei etwas verloren geht?

Der wichtigste Punkt kommt aber oft zu kurz: Die Teams müssen in die Entscheidung eingebunden werden. Wird das Tool von den Usern nicht angenommen oder nur widerwillig genutzt, wirkt sich das direkt auf die Sorgfalt aus, mit der Daten hinterlegt werden – etwa auf Lead-Qualität oder Closed-Leads. Und genau diese Daten sind für Marketing entscheidend, um Kampagnen anzupassen. Schlechte Datenpflege im Vertrieb wird so zum Problem im Marketing, obwohl es dort niemand verursacht hat.